In 3 Schritten zu den richtigen Kennzahlen.

So finden Sie Ihre relevanten KPIs.

KPIs sind die Instrumente, um ein Unternehmen und/oder einen Bereich effizient zu steuern. Ohne exakte, relevante und messbare KPIs (KPI = Key Performance Indicator) ist es schwierig zu beurteilen, wo man exakt liegt, wo es hingeht, ob etwas schiefläuft, wie man verstärken bzw. gegensteuern kann und wo man mit einer Optimierung ansetzen muss.

In vielen meiner Marketingprojekte begegnen mir aber immer wieder Extreme: Entweder hat ein Kunde gar keine KPIs, zu viele, oder KPIs, die widersprüchlich oder nur mit einem hohen Aufwand zu ermitteln sind. Jedes der Extreme ist zwangsläufig kontraproduktiv. In allen diesen Fällen begegnet mir die Frage: „Wie komme ich zu den richtigen KPIs?“

  1. Bestimmen Sie Ihren Status

Stellen Sie sich zunächst Grundsatzfragen: Was zeichnet Ihr Unternehmen aus? Wie sieht Ihr Businessmodell aus? Was sind kritische Faktoren oder Bereiche? Was sind Ihre Ziele, Ihre Erfolgsfaktoren, vor allem welche Faktoren tragen maßgeblich zu Umsatz/Gewinn bei? Wo sollten/müssen Sie im Vergleich zum Wettbewerb optimieren? Im ersten Schritt ist es zunächst unerheblich, ob sich die Analyse in Zahlen ausdrücken lässt.

  1. Legen Sie Ziele & Kennzahlen fest

Basierend auf Ihrer Bestandsaufnahme, legen Sie Ihre Ziele fest. Wo wollen Sie mit Ihrem Unternehmen wirklich hin? Sind Ihre heutigen Stärken/Erfolgsfaktoren in Zukunft nach wie vor relevant? Welche Bereiche wollen Sie ausbauen/stärken, welche optimieren? Was müssen sie tun, um langfristig erfolgreich zu bleiben?

In der Praxis hat sich dabei herausgestellt, dass es oftmals schwierig ist, die richtigen Zielvorgaben zu formulieren und daraus korrespondierende relevante KPIs abzuleiten. Hierzu bieten sich zwei Methoden an, die sich in der Praxis bewährt haben.

„Be SMARTER“

Bei der SMARTER-Methode definiert jede Kennzahl ein spezifisches Ziel. Das Ziel muss klar messbar, erreichbar bzw. realistisch sowie relevant für das Unternehmen sein. Der Zeithorizont zur Zielerreichung ist klar festgelegt und die daraus abgeleitet Kennzahl muss so gestaltet sein, dass sie jederzeit und kontinuierlich (re)evaluiert werden kann.

  • Specific (spezifisch)
  • Measurable (messbar)
  • Attainable (erreichbar)
  • Relevant (relevant)
  • Time-bound (zeitgebunden)
  • Evaluate (evaluieren)
  • Re-evaluate (re-evaluieren)

Die „6 A’s“

Die zweite Methode sind die sogenannten „6A’s“

  • Aligned (ausgerichtet)
  • Attainable (erreichbar)
  • Acute (akut)
  • Accurate (exakt)
  • Actionable (umsetzbar)
  • Alive (gelebt werden)

Dies bedeutet im Einzelnen, dass die KPIs auf Ihre spezifischen Ziele ausgerichtet sind, eine relevante (akute) Größe messen, auf validen Daten beruhen und die gewonnenen Ergebnisse operativ umsetzbar sind sowie gelebt werden.

Nicht jedes Kriterium in beiden Methoden muss zwingend zu 100 Prozent erfüllt sein: „Don’t overengineer.“ Nutzen Sie die Methodik als „Lakmustest“, um Ihre Ziele und KPIs zu überprüfen und zu schärfen.

  1. Konsolidieren Sie Ihre Kennzahlen

Im letzten Schritt betrachten Sie alle Ihre KPIs in Ihrer Gesamtheit und stellen sich 3 kritische Fragen:

  1. Gibt es in Teilbereichen Überschneidungen?
  2. Können KPIs evtl. zusammengefasst werden?
  3. Was sind Ihre Top 3 bis 5 KPIs

Ihr Ziel sollte es sein, drei bis maximal fünf Kennzahlen zu finden, die:

  • die angestrebte Unternehmensentwicklung abbilden,
  • trennscharf und
  • einfach zu merken sind.

Das sind dann Ihre Top-Kennzahlen, Ihre wichtigsten Instrumente mit denen Sie Ihren Bereich oder Unternehmen permanent überwachen und steuern. Wie in einem Cockpit eines Flugzeuges haben Sie sie immer Blick. In der Fliegerei nennt man die wichtigsten Instrumente auch „Small T“ (Geschwindigkeits- und Höhenmesser, künstlicher Horizont und den Kursanzeiger).

Sie werden sehen, Sie werden bei jeder Alltagsentscheidung im Business, die Sie in Zukunft treffen, abwägen: Wie wirkt sich diese Entscheidung, diese Maßnahme auf meine Kennzahlen und damit auf mein Geschäft aus?

Die anderen relevanten Kennzahlen, die es nicht in den Top-Kreis geschafft haben, verwerfen Sie aber nicht. Erfassen, messen und kontrollieren Sie sie mindestens einmal im Monat.