Produktives Arbeiten: 5 einfache Regeln für mehr Produktivität.

Produktives Arbeiten wird im digitalen Zeitalter allein durch die verfügbare Infrastruktur und die Systeme mit denen wir arbeiten zur Herausforderung. Computer, Laptop, Tablet, Smartphone & Smartwatch, digitale Gadgets, viele unterschiedliche Apps und Programme häufen sich und auf allen Kanälen wie E-Mail, WhatsApp, Messenger, Facebook, Xing, Linkedin & Co. wird man ständig angefunkt. Produktives Arbeiten will nicht nur inhaltlich, sondern auch prozessual organisiert sein.

Damit unsere „Systeme“ nicht zur Belastung, sondern zur effizienten Unterstützung bei der Entscheidungsfindung und unseres Business werden, halte ich es für mein produktives Arbeiten wie in einem Cockpit, dem wohl effizientesten Arbeitsplatz, nach folgenden 5 Effizienz-Prinzipien:

1. Reduce to the Max

In einem Cockpit eines Kampflugzeuges ist alles minimalistisch auf maximale Produktivität und Effizienz ausgelegt, auch wenn es für den Betrachter nicht so aussieht. Zudem bietet es keinen Raum für Ablenkung oder Abschweifung, was bei Geschwindigkeiten von über 1.000 Kilometer pro Stunde ein tödliches Risiko wäre. Entsprechend halte ich es an meinem Arbeitsplatz, meinem „Business Cockpit“. Minimale Systeme, Programme und Arbeitsprozesse, die aber ein maximales, produktives Arbeiten gewährleisten. „Reduce to the Max“ ist daher für mein produktives Arbeiten das Leitmotiv.

2. Max Sight

Damit ich stets den maximalen Überblick (sight) in „meinem Cockpit“ wahre, nutze ich 3 Bildschirme:

• Hauptbildschirm (27 Zoll): Er ist grundsätzlich „clean“, um jede Abschweifung zu vermeiden. Hier sind nur Hauptunterlagen abgelegt an denen ich gerade arbeite.
• Sekundär-Bildschirm (MacBook Air 13 Zoll): Hier werden die unterstützenden Applikationen aufgerufen, wenn man für eine Aufgabe zusätzliche Dokumente, Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, etc. braucht. Das Macbook Air steht auf einem Cooling Laptop Stand.
• Multifunktions-Bildschirm (iPad Mini): Dies ist meine „Allzweckwaffe“, wenn alle anderen Bildschirme belegt sind.

3. Sterile Cockpit Rule

Diese Luftfahrtregel besagt, dass es Piloten in kritischen Flugphasen untersagt ist, Aktivitäten durchzuführen, die nicht primär dem Fliegen gelten. Für meinen Arbeitsplatz, mein Business Cockpit, bedeutet das:

• Funkstille: Sämtliche Benachrichtigungsmöglichkeiten sind deaktiviert oder auf stumm geschaltet, außer die Telefonfunktion meines Smartphone. Selbst E-Mails frage ich nur manuell ab, damit ich nicht permanent verlockt werde nachzuschauen, wenn die „kleine Zahl“ auf der „Spark“ E-Mail-App mal wieder hochläuft. Eine Nebenbemerkung dazu: Wir werden täglich durchschnittlich alle 11 Minuten am Arbeitsplatz unterbrochen. Das menschlich Hirn braucht nach einer Unterbrechung jedoch 15 Minuten, um wieder in den ursprünglichen Konzentrationszustand zurückzukehren. D.h., wenn wir dem nicht aktiv entgegenwirken, sind wir permanent unkonzentriert und nicht bei der Sache: Bei unserem Business. Produktives Arbeiten? Fehlanzeige!

• Papierlos: Auf meinem Schreibtisch ist nur meine tägliche Checkliste der ToDos (Ausdruck von „Wunderlist“) und ein Block für kurze, schnelle Notizen. In einem Cockpit eines Kampflugzeuges haben Sie ja auch nicht einen Wust an Papieren und Unterlagen, nur die Checkliste und den Inflight-Guide auf Ihrem linken und rechten Oberschenkel befestigt. Mein „Bordsystem“ mit allen relevanten Informationen ist das Programm „Evernote“.

4. Use it or lose it

Meine Apps sind überschaubar und nach dem Prinzip: Primary-, Secondary- und Auxiliary System geordnet. D.h. auf meinem Hauptbildschirm (Primary System) sind zum produktiven Arbeiten nur die Apps, die ich täglich nutze (Spark, Evernote, Wunderlist, Safari, CopyClip, Magnet, etc.), im „Launchpad“ auf der ersten Seite (Secondary System) finden sich die Apps, die ich ab und zu nutze und auf der zweiten Seite (Auxiliary System) im Launchpad, die Programme in ungeordneter Form, die ich mal ausprobiert oder heruntergeladen habe. Hier schaue ich regelmäßig vorbei und lösche alle Apps, die ich nicht in den letzten 6 bis 12 Wochen genutzt habe, nach der Devise “Use it or lose it“.

Diese Anordnung und Systematik gilt auch für mein iPhone 6. Allerdings sind aufgrund der mobilen Anwendung teilweise andere Apps installiert, als auf meinem Laptop.

5. Never change a running System

Was Updates oder neue Apps angeht, so bin ich konservativ. Wenn etwas funktioniert, nutze ich es bis es nicht mehr geht, denn ein Update oder eine neue App heißt: Ich muss mich im schlechtesten Fall wieder neu einarbeiten, um nur eine marginal bessere Anwendung zu erhalten. Hier steht der Zeitbedarf oftmals in keinem Verhältnis zum Gewinn für ein produktives Arbeiten. Bestes Beispiel ist mein Lieblingsprogramm „Snagit“, die „Allround-Waffe“ für eine einfache und schnelle Bildbearbeitung, die z.B. für 90 Prozent aller Präsentationen ausreicht. Hier arbeite ich noch mit einer 4 oder 5 Jahre alten Version.

„Never change a running system“ gilt auch für meine Hardware, die erst eine „Kampfwersteigerung“ erfährt, wenn es technisch absolut notwendig ist. Hier eine Übersicht:

Den ausführlichen Artikel mit u.a. allen Beschreibungen der einzeln genannten Apps/Programme finden Sie als Gastbeitrag im Blog von Lars Bobach – Produktiv in digitalen Zeiten.

In diesem Sinne, bleiben Sie auf Kurs!

Bildnachweis: Cockpit F-16: http://www.dekkers.net, Abrufdatum: 10.02.2017. Alle anderen Bilder von Holger Lietz und lizensiert von Shutterstock.