Effektiv planen mit der Red-Team Methode.

Sie haben nun nach Wochen oder sogar Monaten Ihren strategischen oder operativen Plan erstellt. Sie und Ihr Team sind stolz auf die Leistung nach dem anstrengenden und stressigen detaillierten Planungsprozess.

„Your’re ready for combat!“ Wirklich? Ist Ihr Plan tatsächlich belastbar und beschussfähig? Hält er dem Wettbewerbsdruck stand, der ersten Markt- und kitischen Kundenreaktion? Haben Sie alle Eventualitäten bedacht, um auf alle Widrigkeiten in der Umsetzung und in einem dynamischen Marktumfeld schnell zu agieren und das Momentum nicht zu verlieren?

Schnelligkeit versus Marktfähigkeit in der Planung

Meine Erfahrung ist, in den meisten Planungsprozessen läuft man in zwei Probleme hinein:

1. Man hat nicht alle Gefahren, Eventualitäten und Widrigkeiten bedacht. Während der Planungsphase sitzt man in seiner Bubble und „sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht“. Man steht unter einem enormen Zeitdruck und hat nicht die Muse und den Willen, sich mit jedem Argument, vor allem von den ewigen Bedenkenträgern, auseinanderzusetzen: Der Plan muss endlich fertig, verabschiedet und genehmigt werden, denn der Markt und Wettbewerb warten nicht!
2. Man befindet sich in einer Analyse-Paralyse. Obwohl der Plan als solches fertig ist, drängt das Team oder Management darauf, noch das ein oder andere Detail zu diskutieren, mehr Daten zu erfassen und weitere Erkenntnisse einfließen zu lassen. Der Plan wird einfach nicht fertig!

Auf diese Herausforderung: Schnelle und präzise Planung bei gleichzeitiger Berücksichtigung und Planung der Handlungsoptionen bei den zu erwartenden Widerständen und der eintreffenden das-passiert-uns-sowieso-nicht-Szenarien hat das Militär schon vor Jahrzehnten gelöst: Mit der „Red Team-Methode“.

Strategische & operative Red Team-Planung

Die „Red Team-Methode“ ist die Überprüfung und das Training von Einsatzplänen & Taktiken in einer Echtzeitsimulation. Die wohl bekannteste Simulationseinheit ist „Red Flag“ der amerikanischen Luftwaffe auf der Nellis Air Force Base in der Nähe von Las Vegas. 

Hier fliegt die amerikanische Luftwaffe zusammen mit Nato-Streitkräften („The Blue Air“) gegen eine dort stationierte „Red Air-Luftstreitkraft“, die potentielle Gegner und deren Taktiken bis auf das Kleinste nachvollzieht. Durch dieses Training werden Taktiken überprüft und geschärft, Fehler im Vorfeld identifiziert und ausgemerzt und Pläne kampf- und beschussfähig gemacht.

Hier ist Ihre Anti-Crash Checkliste:

1. Planen Sie zunächst nur zu 60%. In einem dynamischen, sich permanent ändernden Marktumfeld, in dem sich Produktzyklen und Geschäftsmodelle von 7 Jahren auf 3 Jahre verkürzen, jede Woche es einen neuen digitalen Wettbewerber gibt, kommt es auf Schnelligkeit an. Planen Sie deshalb die Marschrichtung und Ihre Handlungsoptionen („Contingencies“) für die wichtigsten Eventualfälle, wenn es nach dem Launch Ihres Planes nicht so läuft, wie Sie es geplant haben.

2. Stellen Sie ein „Red Team“ zusammen. Bei Ihrem Red Team handelt es sich um interne und externe Personen, Kollegen und Mitarbeiter, die Ihre Pläne aus einem ganz anderen Blickwinkel beurteilen. D.h. sind Sie z.B. im Vertrieb tätig, so laden Sie nicht nur Ihre Saleskollegen ein, sondern Kollegen aus Marketing, Controlling, Einkauf, HR, etc., denn es kommt auf eine andere Perspektive an, eine Perspektive, die Sie evtl. noch nicht eingenommen haben bzw. aufgrund Ihrer Nähe zu Ihrem Plan gar nicht einnehmen können. Laden Sie internationale Kollegen, externe „Subject Matter Experts“ oder Ihre Kunden und Partner ein. Je unterschiedlicher die Disziplin, umso besser.

3. Führen Sie ein „Red Team-Meeting“ durch. Das Meeting sollte nicht länger als 1 Stunde dauern. Dabei ist es zielführend, wenn es als Telefonkonferenz durchgeführt wird, da hier die Hemmschwelle für konstruktive Kritik geringer ist. Die Aufgabenstellung ist es, Feedback, Fehler, Watch-outs und Verbesserungspotenzial aufzunehmen. Es ist ausdrücklich nicht die Aufgabe, den Plan im Detail zu diskutieren oder gar zu verteidigen – es ist kein Dialog!

Folgender Ablauf für das Meeting hat sich bewährt:

• Schicken Sie ein kurzes Memo (max. 2 Seiten) oder Präsentation (max. 10 Seiten) im Vorfeld heraus, das Ihren Plan umreißt – keine PowerPoint-Schlacht (s. dazu auch: Klare Kommunikation, klare Entscheidungen).

• „Setting the Scene“ – Geben Sie am Anfang des Meetings eine kurze Zusammenfassung, da man – wie leider heutzutage üblich – nicht davon ausgehen kann, dass alle Teilnehmer das Memo bzw. die Präsentation gelesen haben.

• „Clarify & Varify“ – Klären Sie kurz reine Verständnisfragen, um sicher zu stellen, dass jeder den Plan verstanden hat.

• „Setting the Ground Rules“ – Stellen Sie klar, dass

es Ihnen auf die Optimierung Ihres Planes ankommt und jede noch so abwegige Beobachtung, Anmerkungen wertvoll sein kann.

Sie das Feedback nicht kommentieren werden. Es geht hier nicht um Eitelkeiten oder die Verteidigung Ihres Planes, es geht um das Einsammeln von wertvollen Hinweisen, die Ihren Plan besser und überlebensfähig machen.

Sie jeden Kommentar nur mit einem „vielen Dank für Ihren Input“ quittieren werden.

• „Setting the Tone“ – Appellieren Sie an die Teilnehmer eine konstruktive Kommunikation zu nutzen, um die Tonalität neutral zu halten und emotionale Befindlichkeiten weitestgehend zu vermeiden. Kommunikation wie: „Haben Sie/Ihr an das und das gedacht, was würden Sie/Ihr tun, wenn das und das eintritt, etc.?

• „Führen Sie die Manöverkritik durch“ und sammeln alle Anmerkungen ohne Kommentar ein. 

4. Gehen Sie nach dem Meeting in die eigentliche Feinplanung. Sie werden feststellen, dass

• Sie ca. 80% der Anmerkungen ignorieren können, da sie Sie bereits gedanklich berücksichtigt, aber im Plan noch nicht verankert haben (Sie haben erst zu 60% geplant).
• 5% bis 10% der Kommentare unwahrscheinliche Szenarien sind, die aber, wenn sie eintreten, ein hohes Risiko darstellen (low likelihood/high risk). Hierzu entwickeln Sie Ihre Handlungsoptionen (Ihre „Contingencies“), die Sie anwenden, wenn diese Situationen eintreten.
• 10% bis 20% der Anmerkungen von Ihnen in der Planung nicht bedacht worden sind und Ihren Plan tatsächlich verändern.

Erwarten Sie immer das Unerwartete!

Mit der kampferprobten Red Team-Methode planen Sie schneller, erkennen Fehler und nicht adressierte Risiken und Bedrohungen bereits im Vorfeld und handeln agiler durch Planung Ihrer Handlungsoptionen, wenn es denn mal nicht so läuft, wie Sie es sich vorstellen.

Denn eins ist sicher: „Always exect the unexpected“ oder wie Generalfeldmarschall Helmuth von Moltke im 18. Jahrhundert schon postulierte: „Kein Plan überlebt die erste Feindberührung!“

Deshalb, je besser Sie Ihre „Contingencies“ und „Canned Decision“ (s. dazu: Verkaufsgespräch – „Abschluss“ oder „Absturz“) planen, umso geringer die Wahrscheinlichkeit überrascht zu werden und umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass Sie erfolgreich Ihren Plan unter allen Umständen und Widrigkeiten umsetzen und Ihre Ziele erreichen: Mission completed!

In diesem Sinne, bleiben Sie auf Kurs!