Prä­sen­ta­tio­nen als Ent­schei­dungs­instrument, anstatt „betreutes Lesen“.

Kampfpiloten müssen unter einem enormen Zeitdruck Entscheidungen treffen. In einer Mission-Vorbereitung steht eine Stunde zur Verfügung, während des Fluges Sekunden. Es gibt keinen Raum für endlose Entscheidungsmeetings, vertagte Entscheidungen oder eine unklare Kommunikation. Kommunikation ist in Briefing-Präsentationen standardisiert und definiert sich durch die „3 Cs“: Clear, Concise and Comprehensible (klar, präzise und verständlich).

Ganz anders stellt sich der Alltag eines Managers dar. Fragt man Führungskräfte nach der Effizienz ihrer „Mission-Planung“, ihrer Meeting und Entscheidungsinstrumente, so schätzen 46% ihre Meetings als ineffizient ein. Der Hauptgrund hierfür: „Es werden keine Entscheidungen getroffen oder Meetings enden ohne Ergebnis.“ Eine der Ursachen ist die monotone „Frontbeschallung“ mit endlosen, vollgetexteten und unübersichtlichen Präsentationen, die dazu führen, dass zu wenig Zeit für das Wichtigste bleibt: Die Entscheidungsfindung. 20 Seiten mit einem Anhang in gleicher Dimension sind eher der Standard und nicht die Ausnahme. Geht man pro Folie – bereits sehr konservativ geschätzt – von 3 Minuten aus, so hat man mit einer Präsentation von 20 Folien bereits den Meeting-Standard von einer Stunde gefüllt.

Präsentationen sind eine der wichtigsten Kommunikationsgrundlage für Entscheidungen in Meetings. Mit 3 Schritten machen Sie aus scheinbar endlosen und unübersichtlichen Präsentationen ein klares, präzises und verständliches Instrument für Ihre Entscheidungen.

Beschränken Sie den Umfang von Präsentationen.

Präsentationen sollten maximal 10 Seiten haben (inkl. Deckblatt). Wer mehr als 10 Seiten braucht, ist nicht fokussiert. Hinzu kommt, dass sich der Vortragende mit seinem Fachwissen präsentieren und positionieren will, was zusätzlich den Bedarf an Folien erhöht. Prüfen Sie die nächste Präsentation, die Sie erhalten oder Ihre eigene, kritisch. Wie viele Seiten sind essentiell für die Entscheidungsfindung?

Ein klarer und standardisierter Aufbau.

Im Grunde genommen benötigt man für alle Themen nur 10 Punkte :

1. Zielsetzung. Die zentrale Frage ist: „Was soll sich durch dieses Meeting ändern? Wie trägt die Entscheidung zu den Unternehmenszielen bei?“ Dies ist für viele sicherlich eine Selbstverständlichkeit und ein Punkt über den man an dieser Stelle nur den Kopf schüttelt kann. Die „Workplace Survey 2013“ des OfficeTeams nennt jedoch eine „fehlende klare Zielsetzung (42%)“ als einer der Hauptgründe für ineffiziente Meetings.
2. Hintergrund. Nicht jeder ist mit der Ausgangslage vertraut. Die wichtigste Frage ist: „Warum muss eine Entscheidung herbeigeführt werden?“ Dabei ist es nicht die Aufgabe, jedes noch so kleine Detail aufzuführen, sondern nur die Information zu vermitteln, die die Teilnehmer wirklich benötigen, um die Zielsetzung und die vorgeschlagene Lösung einordnen zu können.
3. Plan-Empfehlung. Geben Sie eine klare, eindeutige und verständliche Empfehlung, wie Sie die Zielsetzung erreichen wollen und begründen Sie Ihren Plan mit 3 Gründen, die fast immer die gleichen sind: (a) Strategische, (2) finanzielle und (3) themenspezifische Gründe.
4. Alternativen. Umreißen Sie die Alternativen und erläutern Sie, warum Sie sie verworfen haben.
5. Mitteleinsatz. Geben Sie einen Überblick über die Mittel, die Sie für die Umsetzung des Plans benötigen.
6. Finanzen. Was sind die Kosten und die zu erwartenden finanziellen Parameter?
7. Risiko-Einschätzung. Geben Sie einen Überblick über mögliche denkbare und unvorhersehbare interne und externe Faktoren, die Ihren Plan gefährden könnten.
8. Handlungsoptionen. Definieren Sie die Handlungsoptionen, die Sie beim Eintreffen der Risikoparameter ergreifen, um Ihre Zielsetzung unter veränderten Bedingungen zu erreichen.
9. Nächsten Schritte. Geben Sie einen klaren Ausblick der nächsten Schritte, der Verantwortlichkeit und der Zeitachse, die für die Umsetzung der Empfehlung und der Handlungsoptionen notwendig sind. Die zentralen Fragen sind die 3 „Ws“: „WER macht WAS bis WANN?“.
10. DER WICHTIGSTE PUNKT: Lassen Sie Präsentationen von den Meeting-Teilnehmern lesen und nicht vortragen. Wenn die meisten Präsentationen in einem Meeting generell nichts anderes als „betreutes Lesen“ sind, warum können die Teilnehmer die Präsentation dann nicht gleich selbst im Meeting lesen? Sicherlich eine unkonventionelle Methode, aber im höchsten Grade effizient, denn es sichert:

• die schnellste Informationsaufnahme,
• dass jeder Teilnehmer die Präsentation tatsächlich gelesen hat und
• vermeidet unnötiges und zeitraubendes „Profilierungsgehabe“ des Vortragenden.

Die skizzierten Schritte machen aus einer Präsentation ein effizientes Instrument für Ihre Entscheidungen und reduzieren den Zeitbedarf für die „Präsentation“ erfahrungsgemäß auf 15-20 Minuten (inklusive inhaltliche Klärungsfragen). Damit verbleibt die längste Zeit einer klassischen Meeting-Stunde für die Entscheidungsfindung.

Denn Zeit ist der kritischste Faktor – im Cockpit oder im Business – um die richtigen Entscheidungen zu treffen.